Образец приказа директора о проведении мерориятий по розыску архивных документов

Приказ о назначении ответственного за архив

6496 В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо. Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено.

Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом. ФАЙЛЫ Основными условиями грамотного ведения архива является его недоступность для посторонних лиц (в числе прочего для ее реализации служит установка металлических шкафов и сейфов).

Все стеллажи должны быть пронумерованы, документы разложены по отдельным папкам. Если архив очень большой, то в организации должна быть разработана и утверждена его схема. Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться.

Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

Образец распоряжения руководителя

18385 Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него.

Однако такой вариант — не самое лучшее решение. Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.

Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать.

Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями. Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п.

Однако есть между ними и различия: Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы. Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения.

Памятка по организации проведения проверки наличия и состояния архивных документов на бумажной основе хранящихся в государственном архиве в городе красноуфимске

3.3.2.

Справка является основанием для исключения найденных дел из числа необнаруженных. В листе проверки в графе «Примечание» и в карточке необнаруженных архивных документов в графе «Результаты розыска» делается отметка об обнаружении архивных документов.

Справка подшивается в дело фонда Дела, отсутствие которых подтверждено документально, снимаются с учета в установленном порядке. На документы, не найденные в ходе розыска, заведующий архивохранилищем составляет:- акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 9) — справка о проведении розыска (по каждому фонду отдельно),- перечень дел (документов), необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния архивных документов и предлагаемых к списанию (приложение № 10).Акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, составляет заведующий архивохранилищем, подписывает заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов, главный хранитель, утверждает директор архива.Графически результаты розыска необнаруженных дел могут быть отражены следующим образом:Дела найденыНайдены документы, обосновывающие отсутствие делДела не найденысоставить

Ответственный за архив

Содержание ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА РАСПОРЯЖЕНИЕ от 20 февраля 1995 г. N 52-р О НАЗНАЧЕНИИ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВ И ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ Г.

ХАБАРОВСКА В целях обеспечения контроля за состоянием и сохранностью документов, организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая документы по личному составу 1.

Назначить ответственных: за делопроизводство заведующую секретариатом администрации города Бесхлебную Н.П., за архив — главного специалиста секретариата Охрименко Т.М. 2. Вменить в обязанность Бесхлебной Н.П.

контроль за правильностью оформления организационно-распорядительных документов, ведения дел в соответствии с номенклатурой дел. Охрименко Т.М. ежегодно, до 25 декабря, представлять на утверждение управделами администрации города сводную номенклатуру дел. 3. Создать постоянно действующую центральную экспертную комиссию администрации города в составе: председатель В.В.Шевцова; заместитель председателя В.Н.Чуенко Члены: Н.П.Бесхлебная О.Г.Турсукова Т.В.Кулешова В.Д.Шабаев Л.И.Люсая Т.М.Охрименко М.И.Тищенко 4.

Утвердить прилагаемое положение о постоянно действующей центральной экспертной комиссии администрации города (ЦЭК). 5. Членам ЦЭК в своей работе руководствоваться Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами архивного отдела администрации Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями главы администрации города, нормативно-методическими документами Росархива и госархива Хабаровского края.

6.

Приказ об организации архива на предприятии

Со временем в каждой компании, недавно начавшей свою деятельность, может скопиться большое количество документации, которую необходимо где-то хранить.

Для таких целей создаются специальные архивные отделы, о порядке организации которых и пойдет речь в данной статье.

Из представленной ниже статьи вы узнаете:

1. какие проверки необходимо пройти перед подписанием приказа о размещении архивохранилища;
2. кого можно назначать ответственным в приказе о создании архива за наблюдение за документацией.
3. как проходит издание приказа об организации архива на предприятии и какая в нем отображается информация;
4. как происходит организация архива на предприятии и какие правила необходимо при этом соблюдать;

При планировании архивного отдела на предприятии необходимо учитывать, что длительное хранение документов должно проходить при определенных условиях.

Для этого выделяется отдельное помещение, в котором необходимо:

1. установить шкафы и стеллажи;
2. ограничить доступ для сторонних лиц;
3. грамотно организовать использование свободного пространства.
4. поддерживать приемлемый уровень влажности воздуха и температуру;

Документы запрещается хранить в учреждениях, предоставляющих услуги питания, в пищевых складах и организациях, работающих с пожароопасными и химическими материалами. Архив не допускается располагать вблизи от автозаправочных станций, стоянок машин или любых других потенциально опасных точек.

Помещение

Приказ о сдаче документов в архив образец

Содержание Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Образец акта приема-передачи документов в архив, порядок действий Ведение бухгалтерского учета напрямую связано с первичной документацией. Любая хозяйственная операция подтверждается документально. Соответственно ворох бумаг бесконечно растет и заполняет свободное пространство кабинета.

Как правильно подготовить документацию к сдаче в архив, какие данные должен содержать акт приема-передачи документов в архив и зачем это нужно? Эта статья поможет разложить все по полочкам и упорядочить действия сдающей стороны. За рабочий год на предприятиях накапливается огромное количество различных документов, по которым завершилось делопроизводство.

У каждого первичного документа есть свой срок хранения, например, документы на сотрудников предприятия хранятся 75 лет, некоторая первичная бухгалтерская документация хранятся 5 и более лет, а проектная документация 20 лет. Когда нужно сдавать документы на хранение:

1. При создании на предприятии электронного архива
2. В случае перемещения внутри организации
3. В случае отсутствия места для их хранения
4. При изменении юридического статуса организации (реорганизация, ликвидация, продажа)

Одной из функций предприятия является сохранность документов в течение указанного срока. Учет срока хранения начинается с начала следующего года, т.е.

начало хранения накладной, датированной 05 августом 2017 года будет исчисляться с 01.01.2018 года.

Дела группируются по срокам следующим образом:

О комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел архивного фонда российской федерации в государственных и муниципальных архивах иркутской области

{ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:}В целях организации контроля за сохранностью документов в государственных и муниципальных архивах Иркутской области, в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных , руководствуясь статьей 21 ,ПРИКАЗЫВАЮ:1. Утвердить прилагаемое Положение о Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах Иркутской области.2.

Утвердить прилагаемый Регламент работы Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах Иркутской области.3. Настоящий приказ вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.Руководитель архивного агентстваИркутской областиС.Г.Овчинников УТВЕРЖДЕНОприказом архивного агентстваИркутской областиот 22.10.2012 г. N 14-апр1. Для решения вопросов о снятии с учета дел и документов, пути розыска которых исчерпаны, а также неисправимо поврежденных дел и документов, контроля за организацией и результатами проверки наличия и состояния фондов, розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации (далее — Архивного фонда РФ) в государственных и муниципальных архивах Иркутской области создается

Приказ о создании архива в организации

Положение об архиве Разрабатывая Положение об архиве (архивной службе, работе с архивными документами) организации, можно взять за основу Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176) или воспользоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

Сориентироваться в данном комплексе официальных документов нам поможет к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова В соответствии с существующими нормами в сфере архивного дела организация разрабатывает и утверждает свои локальные акты, направленные на регламентацию порядка работы с архивными документами в делопроизводстве и архиве или архивохранилище.

Четкое выполнение требований инструкций и положений позволяет эффективно решать задачи по упорядочению архивных документов, обеспечению их сохранности и использования.Определение состава документов архива.

Приказ о хранении документов в организации образец

Содержание Приказ о хранении документов, изданный руководителем, устанавливает порядок хранения оперативной и архивной документации предприятия в интересах самой организации, а также граждан, общества и государства.

Из статьи вы узнаете:

1. когда составляется приказ о хранении документов;
2. кто составляет приказ о хранении документов;
3. что содержит приказ о хранении документов.

Приказ о хранении документов должен быть издан одновременно с началом производственной деятельности предприятия, поскольку обеспечение сохранности документации, сопровождающей деятельность организации, обязанность руководителя.

Приказ о хранении документов и локальные нормативные акты, регламентирующие использование и хранение документации, помогут стандартизировать все процедуры документооборота компании, обеспечить учет и сохранность каждого документа.

К основным задачам, которые призвана решать система делопроизводства предприятия, относится не только документирование всех производственных и организационных процессов и учет входящей, исходящей и внутренней документации, но и организация ее оперативного и архивного хранения.

При этом необходимость в хранении документов объясняется не только нуждами производства и желанием работодателя обеспечить подтверждение легитимности своей хозяйственной деятельности, но и положениями законодательства. Федеральным законом от 22 октября

Основные правила работы ведомственных архивов (не применяется на территории РФ на основании приказа Минкультуры России от 21.01.2016 N 231)

____________________________________________________________________Не применяются на территории Российской Федерации на основании ____________________________________________________________________ОДОБРЕНЫколлегией Главархива СССР 28.08.85,приказ Главархива СССР от 05.09.85 N 263 Министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия* в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР (ГАФ СССР), утвержденным **, являются источниками пополнения новыми документами этого национального достояния советского народа.______________* В дальнейшем вместо слов «министерство, ведомство, учреждение, организация, предприятие» употребляется, как правило, слово «организация».______________** СП СССР, 1980, N 10, ст.

71.Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа на современном этапе коммунистического строительства и представляет собой историческую ценность; документы организаций, после соответствующей экспертизы, включаются в состав Государственного архивного фонда СССР и в дальнейшем поступают на государственное хранение.Состав организаций и категории их документов, подлежащих включению в ГАФ СССР, определяются Главным архивным управлением при Совете Министров

Приказ о назначении ответственного за архив

0 Независимо от отраслевой принадлежности или режима налогообложения все хозяйствующие субъекты (организации и ИП) обязаны хранить документы бухгалтерского и налогового учета.

Иными словами – вести архив. Под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (). О сроках хранения документов бухгалтерского учета мы рассказывали в отдельной , а о хранении документов налогового учета и налоговой отчетности – в этом . Напомним, что по отдельным кадровым документам (например, личные карточки, лицевые счета, трудовые договоры) срок хранения доходит до 75 лет ().

В общем случае за ведение архива в организации отвечает ее руководитель. Однако своим приказом (распоряжением) он может назначить ответственным за архив иного работника.

Как составить приказ о назначении ответственного за ведение архива в организации, расскажем в нашей консультации. организации составляется в произвольной форме.

В нем указываются Ф.И.О. и должность работника, назначаемого ответственным за архив, дата, с которой «архивные» обязанности возлагаются на работника или соответствующий период ответственности. В приказе обычно не указываются конкретные должностные обязанности по ведению архива.

Они, как правило, предусматриваются в трудовом договоре, должностной инструкции или, например, Положении об архивном деле в организации.

Приказ о проведении мероприятия

4939 – это официальное распоряжение руководителя организации, обращенное к подчиненным и требующее выполнения определенных действий.

Документ оформляется в письменной форме с соблюдением базовых регламентных норм. ФАЙЛЫ Документ состоит из двух блоков: информационного и распорядительного.

Информационный блок документа должен содержать:

1. цель мероприятия;
2. дату проведения мероприятия;
3. место, где будет проводиться мероприятие.

Распорядительный блок должен содержать:

1. ФИО лиц, несущих ответственность за разработку, организацию проведения мероприятия, а также предоставляющих отчетность после того, как оно закончилось.
2. действия, которые будут проведены для создания мероприятия;

В приказе должны содержаться следующие сведения:

1. место издания;
2. регистрационный номер;
3. дату составления;
4. как называется организация;
5. период проведения мероприятия;
6. название самого мероприятия;
7. в целях чего решено было провести мероприятие;
8. утвержденный план мероприятий;
9. шапку документа;

1. денежную сумму, которую организации надо предоставить;
2. ФИО и служебная должность лица, которое будет вести контроль за исполнением приказа;
3. ФИО начальника транспортного отдела, который обеспечит транспортным обслуживанием;
4. ФИО сотрудников, которые будут участвовать в мероприятии;
5. дату, когда будет предоставлен отчет по представительским расходам после проведения мероприятия;

О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук

В соответствии с , утвержденным (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 22, ст.2583),приказываю:1. В , утвержденных (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059) исключить слова:в абзаце 1 «(приложение N 13)»; в абзаце 8 «исполнителем».2.

, , , , , , , , , , изложить в следующей редакции (прилагаются).3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра А.Е.Бусыгина.МинистрА.АвдеевЗарегистрированов Министерстве юстицииРоссийской Федерации5 мая 2009 года,регистрационный N 13893 Приложение N 1к пп.2.11.5, 2.11.7.2, 3.7.2, 4.3.1(название архива)АКТ УТВЕРЖДАЮ N Директор (дата)(название архива)о неисправимых повреждениях архивных Подпись Расшифровка подписи документов Дата Фонд N Название фонда В фонде обнаружены единицы хранения, признанные неисправимо поврежденнымиNп/п Номер описи Номер ед. хр.Заголовок поврежденной ед.