Отсутствие документов на проживание в командировке

Ответы на вопросы: подтверждение командировочных расходов

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 17 июня 2016 г. Сегодня мы рассмотрим сложные вопросы, касающиеся подтверждения расходов на командировки. Диана Дидич Можно ли учитывать в расходах суточные, выплаченные сотруднику, который направлен в командировку на территории РФ по командировочному удостоверению?

Ознакомиться с другими материалами интернет-конференции вы можете:

: С 2015 г. обязательные командировочные удостоверения отменены. И организация должна направлять работника в командировку на основании письменного решения работодателя, в котором должны быть указаны (далее — Положение):

1. ее цель (служебное поручение);
2. место командировки.
3. срок командировки;

Таким образом, рекомендуем вам издать приказ руководителя о направлении работника в командировку (например, по форме № Т-9).

Если не будет приказа руководителя на направление работника в командировку, то проверяющие могут счесть ваши командировочные расходы документально не подтвержденными и вам придется отстаивать их в судебном порядке. В случае если в вашей организации применяется и командировочное удостоверение, само по себе оно помехой для учета расходов не будет. И может служить дополнительным подтверждением числа дней командировки, если в таком удостоверении будут проставлены отметки о прибытии в место командировки и убытии из него.

Проживание в гостинице: документы для авансового отчета после командировки

Расскажем, как оплатить сотруднику проживание в гостинице во время командировки. Объясним, какими документами он должен подтвердить оплату проживания, как и в какие сроки оформить авансовый отчет. Полезные документы по теме: Образец от эксперта Используйте в работе Пригодится в работе Скачайте образец Образец от эксперта Используйте в работе Скачайте образец В большей части российских компаний служебные поездки сотрудников — командировки — неотъемлемая часть производственного процесса.

закрепляют коллективным договором или локальным нормативным актом — Положением о командировках.

Регламент составляют в произвольной форме и утверждают приказом директора организации. В Положении прописывают и правила документального оформления поездки. Документы, которые подтверждают пребывание сотрудника в командировке, в том числе, проезд к месту выполнения служебного задания и обратно, а также проживание в гостинице включают в авансовый отчет.

К нему прикладывают и документы, которыми командированный сотрудник подтверждает дополнительные расходы, произведенные им в поездке с ведома и по поручению руководства. Весь пакет документов, подтверждающих затраты работника, связанные с выполнением служебного задания, должен быть представлен работодателю в полном объеме.

Это необходимо, чтобы компания возместила расходы сотрудника (ст. 168 ТК РФ). Расходы по найму жилого помещения, к которым относится и проживание в гостинице, включены в открытый перечень затрат, подлежащих обязательному возмещению работнику.

Можно ли возместить работнику расходы на проживание в командировке без подтверждающих документов?

Ответ: Порядок возмещения, а также размер суточных и других дополнительных расходов в командировке устанавливаются коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами.

Вопрос возмещения расходов в случае, если у работника отсутствуют подтверждающие документы, решается в соответствии с действующим в организации порядком.Обоснование: В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение) (ч.

2 ст. 166 ТК РФ).Работникам возмещаются расходы, в частности дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Порядок и размеры возмещения таких расходов определяются в соответствии со ст.

168 ТК РФ. Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом требований, предусмотренных п.

18 Положения (п. 11 Положения).Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей

Как быть с НДФЛ, если документы о проживании в командировке отсутствуют?

Удержание НДФЛ Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц. сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > > 30 октября 2014 Обязанность работодателя возместить расходы по найму жилья при направлении работника в командировку установлены ст. 168 Трудового кодекса РФ. При этом суммы возмещения командировочных расходов по найму жилого помещения не облагаются НДФЛ, если они подтверждены документами:

1. другими документами.
2. чеками ККТ;
3. бланками строгой отчетности гостиницы;
4. договором найма жилья;

Это не означает, что работник в командировке нигде не проживал и не нес таких расходов.

Независимо от наличия или отсутствия подтверждающих документов, расходы по найму жилья должны быть возмещены работодателем, а размеры и порядок такого возмещения должны быть установлены в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте работодателя (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Суммы компенсации не подтвержденных документально командировочных расходов по найму жилья не облагаются НДФЛ, но в пределах, установленных п.

3 ст. 217 НК РФ, а именно:

1. не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;
2. не более 2 500 руб.

Как быть с ндфл, если документы о проживании в командировке отсутствуют?

Командировка и расходы, связанные с ней, очень часто являются непростыми для отношений работника и нанимателя.

Не каждая профессия предполагает знание юридических формальностей, поэтому разберёмся, что следует учитывать при найме жилья в рабочей поездке.

Съем жилья в командировке: какие подтверждающие бумаги необходимо предоставить в бухгалтерию?

Обратите внимание Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 . Это быстро и ! О том, как снять жилье без посредников, чтобы при этом не обманули, можете узнать из нашей статьи. Самый лучший вариант – договориться с принимающей стороной, если таковая имеется, об организации всех моментов командировки, в том числе и проживания сотрудника.

Происходит это в редких случаях, когда дело касается крупных контрактов или поездок за границу. Чаще же командированному приходится самостоятельно подыскивать себе вариант временного жилища.

Первое, что приходит на ум, — это гостиничный номер.

Хороший вариант как для работника, которому не нужно будет заниматься уборкой помещения, так и для его нанимателя, потому как администрации отелей предоставляют услуги и требуют оплату только по официальным документам.

Проживание в командировке без подтверждающих документов

Подборка наиболее важных документов по запросу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Суммы возмещения расходов работника, подтвержденных указанными документами, не облагаются НДФЛ. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Вместе с тем суммы, подлежащие принятию к учету после утверждения Авансового отчета (ф. 0504505) руководителем учреждения, могут быть меньше сумм, подтвержденных документами, представленными подотчетным лицом, в случае превышения нормативов расходования средств на определенные виды расходов или нецелесообразности их использования в определенном размере (например, проживание в гостинице в номере, не соответствующем статусу работника.

Однако при отсутствии другого жилья в месте пребывания командированного работника руководством учреждения принимается решение о размере возможного возмещения работнику понесенных затрат). При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны,

Оплата проживания без подтверждающих документов

Содержание В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание.

Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги? Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные.

Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете.

Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно. Другое дело — затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты.

Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.

Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что согласно п. 19 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках…» оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее — Инструкция N 62).

Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.

Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.

Бесплатная консультацияЮриста:По любым вопросам

Пример: Набрал займов в МФО из-за ремонта квартиры и лечения болезни.

Как быть? Москва Санкт-Петербург Нажимая кнопку ОТПРАВИТЬ, вы принимаете условия Отправить Отправить

Правительства Москвы

Министерства юстицииРоссийской Федерации

Роспотребнадзора Последние вопросы Полное комплексное обслуживание С момента обращения к нам и до полного решения вопроса мы готовы сопровождать своих клиентов, оказывая им необходимые услуги и консультации.

Бесплатная проработка вариантов Только после детального анализа имеющихся документов, погружения в сложившуюся ситуацию – мы сможем проработать пути решения и целесообразность их применения. Подача документов Берем все на себя. Составление. Сбор необходимого пакета документов.

Командировка без документов

Р.

Ярошенко, налоговый юрист В дороге с командированным работником может приключиться всякое.

Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?

Чем подтвердить проезд? Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами.

Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.

Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты?

Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.

Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках.», оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62).

Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.

Особенности оплаты проживания без предоставления подтверждающих документов при командировке

После командировки без подтверждающих документов оплаты проживания можно встретиться с определенными проблемами, например: неподтвержденные расходы на проживание в командировке и не только.И без этих бумаг, которые подтверждают или могли бы подтвердить все расходы за проживание, вряд ли можно получить желаемую компенсацию. Если бумаги все-таки присутствовали, но были утеряны, то возместить расходы можно, но лишь при таких условиях: если договор (коллективный, о командировках и другой) предусматривает возмещение или компенсацию (соответствующую законодательству страны, в этом случае Российская Федерация), когда работник, проживает или проживал без документов, которые подтвердили бы расходы за жилье.

В 2023 году нужно дополнительно к этому оплачивать страховые взносы.При наличии документов:Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2023 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).Если подтверждающих бумаг нет:Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения.

Компания Ребус

Содержание Помимо оплаты проезда командированному работнику компенсируются затраты по найму жилья и выплачиваются суточные.

Как действовать, если нет подтверждающих документов, можно ли вместо номера в отеле снять квартиру, положены ли суточные при командировках в родной город?

Рассмотрим порядок учета и налогообложения для наиболее распространенных ситуаций.

Интересы работника защищены В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:– расходы по проезду;– расходы по найму жилого помещения;– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);– иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.Размеры возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Такие гарантии предусмотрены статьями 167, 168 Трудового кодекса РФ. Расходы на проживание Остановимся подробнее на следующих моментах, вызывающих затруднения у бухгалтеров, но часто встречающихся на практике.

Нет подтверждающих документов Расходы на командировки относятся к прочим расходам организации.

Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Налог на прибыль. Напомним, что для целей налогообложения прибыли расходами признаются только экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты.Следовательно, оплаченные работнику суммы по найму жилого помещения, не подтвержденные документально, при определении налоговой базы не учитываются как не соответствующие установленным требованиям.

Отсутствие документов на проживание в командировке

— — Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.

Другое дело – затраты на проезд.

Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы.

Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника. Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г.

№ 62 «О служебных командировках. Важно Многие гостиницы до сих пор продолжают пользоваться устаревшей формой бланка строгой отчетности «Счет» (форма №3-Г).

Раньше, действительно, он подтверждал и проживание в гостинице, и оплату за неё.

Внимание Сейчас этот бланк не применяется и организация, которой сотрудник привез такой документ, не может учесть расходы на проживание в командировке, рассчитывая сумму налога на прибыль.

Минфин неоднократно подтверждал такую позицию, прямо указывая на это в своих письмах (№ 03-01-15/8-400 от 07.08.2009 г.

и № 03-03-06/1/556 от 18.08.2010 г.).