Срок храненния кадровой ддокументации

Срок храненния кадровой ддокументации

Хранение кадровых документов в организации 2020


Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов.

При этом важно соблюдать установленные сроки хранения кадровой документации в организации.

Как это правильно и функционально организовать, расскажем в данной статье.

По закону, все работодатели должны обеспечить надлежащее (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее – ). Для этих целей формируются дела.

Кадровая документация формируется в дела, как правила, с наступлением нового календарного года в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел.

Такое формирование ведется в целях обеспечения быстрого поиска документов и подготовки их к архивному хранению. При формировании дел кадровая служба руководствуется Основными правилами работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документации архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв.

). Читайте также: На сегодняшний день эти два нормативных акта являются действующими.

Однако они не являются нормативными актами, обязательными для исполнения, а носят лишь рекомендательный характер.

Существуют определенные Правило 1.Кадровые документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Правило 2.Ведение дела начинается с момента подшивки в него даже одного документа.

Кадровая документация: сколько и как хранить?

В процессе деятельности любого предприятия, компании, организации или учреждения накапливается большое количество документов, которым необходимо обеспечить правильные условия для хранения. Причём сроки хранения для разных типов имеют строго регламентированные трудовым законодательством нормы.

И следовать этим нормам обязаны все без исключения работодатели, в том числе и лица, занятые предпринимательской деятельностью.

Обязанность, возложенная на работодателя, делегируется им на уполномоченное лицо — сотрудника, назначенного приказом руководства для ведения и хранения кадровой документации.

Официальные обязанности, полученные от руководителя и подтверждённые соответствующим приказом, предохраняют сотрудников кадрового отдела от соблазна сохранять только самые важные (на их взгляд!) документы.Ещё одна крайность — это длительное хранение всех бумаг, находящихся в ведении кадрового отдела.

В результате возникает невообразимая путаница, не позволяющая в сжатые сроки добраться до нужной информации.Если вы хотите узнать, как в 2020 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  1. Москва: .
  2. Санкт-Петербург: .

Чтобы избежать подобных ошибок в документообороте, были установлены специальные правила для хранения и ведения важных документов, имеющих отношение к трудовой сфере. Содержание: Знание установленных законодательством

Компания Ребус

Содержание Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации.

Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись.
И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать.

К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы.

Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно). С 13.03.2016 до 50 лет сокращен срок хранения некоторых документов по личному составу.

Бухучет инфо

В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.

К указанным перечням документов относятся: перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России):утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв.

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Вы здесь «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, N 6 Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством.

Рекомендуем прочесть:  Задать вопрос нотариусу онлайн

Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем.

В результате на «вечное поселение» в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов.

Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии. Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле).

Сроки хранения кадровых документов в организации

Главная — Организация бизнеса — Оформление — Делопроизводство —  Руководитель любой организации или предприятия обязан обеспечить сохранность документов, в которых содержатся личные данные членов коллектива.

Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п. 1 ст. 17 данного Закона. Архивным документом согласно п.
Сроки хранения кадровых документов определяются законом. Они регламентируются согласно Закону «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ №125 от 22.10.2004). Оглавление: 1. Классификация кадровой документации 2. С какой целью хранится кадровая документация 3. Схема сроков хранения кадровой документации 4.

Действия руководства в случае полной или частичной порчи кадровой документации Классификация кадровой документации Вся документация подразделяется на несколько категорий: Комплектование штата — приказы о приеме на работу, трудовые договоры, личные карточки и так далее.

Перемещение работников по предприятию для выполнения каких-либо профессиональных задач — распоряжения о переводе на другие должности, контракты о переходе на вахтовый метод, приказы о совмещении профессий, приказы об увеличении спектра трудовых функций в связи с временным отсутствием сотрудника. Отношение сотрудника к исполнению обязанностей — поощрительные и порицательные распоряжения, приказы о надбавках к окладу, приказы о лишении премии, приказы о выплате дополнительных премий за особые достижения в профессии.

Прекращение трудовых отношений — приказы о расторжении трудового договора.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

30 Января 2020 в 17:40 Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

  • Трудовой кодекс РФ, статьи ,
  • (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  • , который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  • «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию.

Согласно ст.

Личная карточка работника

| Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?

Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона». Какая скорость шредирования документов?

Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час! За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов? Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов? Да, без проблем! Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?

Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя. На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение? Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения? Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов? Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов.

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?

После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

Сроки хранения кадровых документов

Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия » » » » Содержание Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года, предприятия и предприниматели обязаны обеспечивать сохранность кадровых архивных документов.

Это не значит, что специалистам кадровой службы требуется хранить все документы. Для каждого типа документации установлены свои сроки хранения. Если не соблюдать их, то в случае кадровой проверки можно столкнуться со штрафом до 50 000 рублей или приостановлением деятельности на срок до 93 месяцев за отсутствие обязательных документов.

Перечень типовых документов, образующихся в организациях, с указанием сроков их обязательного хранения, утвержден Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года. Приводим таблицу, где указаны сроки хранение документации, относящейся к сфере кадрового делопроизводства.

Тип документа Сроки хранения (лет) Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним 75 Договоры о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности 5 Графики отпусков 1 Трудовые книжки с книгами, где ведется их учет до прекращения действия трудового договора до востребования, если работник умер, а его родственники не получили трудовую книжку при невостребованности – 75 лет Табель по учету рабочего времени 5 75 Личные карточки сотрудников 75 Штатное расписание постоянно Локальные нормативные акты:

Правила хранения кадровых документов в организации

Содержание

  1. 2 Условия хранения
  2. 1 Сроки хранения

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ). Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и ООО (ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г.

№ 14-ФЗ, ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г.

№ 208-ФЗ). К документам, обязательным для хранения, в частности, относятся:

  1. документы по личному составу;
  1. положения, приказы и т. п., обязательные к исполнению всеми сотрудниками организации.

ООО прописывает в уставе информацию о том, как у него будут храниться документы (п.

2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г.

№ 03-33/пс. Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например в Положении об архиве. Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Ситуация: какие документы относятся к документам по личному составу? К документам по личному составу относятся архивные документы, которые отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем (п.

3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В частности, к ним относятся:

  1. приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);

Сроки хранения кадровых документов

Copyright: фотобанк Лори Для юридического оформления трудовых отношений между работодателем и нанятыми сотрудниками в организациях используются кадровые документы.

Составление и ведение такой документации является обязанностью работодателя; исключением являются только некоторые для микропредприятий, которые вправе их не составлять (ст. 309.2 ТК РФ). Что входит в состав кадровой документации?

Какой срок хранения тех или иных документов установлен законодательством? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале. Хранение и оформление кадровых документов в РФ регламентируется такими нормативными актами:

  1. Трудовой кодекс РФ;
  1. Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ).
  2. закон об архивном деле от 22.10.2004 г.

    №125-ФЗ;

  3. Указ Президента РФ от 04.04.2016 №151;
  4. приложение к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1;
  5. закон о персональных данных от 27.07.2006 г. №152;
  6. приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г №558 (в ред.

    от 16.02.2016 г.);

Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:

  1. предназначенные для учета личного состава рабочего персонала;
  2. связанные с управлением рабочим персоналом и организацией труда.

В зависимости от целевой принадлежности кадровая документация классифицируется следующим образом:

  1. копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, , документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.);

Необходимые сроки хранения кадровых документов

  1. /
  2. /

21 декабря 2020 0 Рейтинг Поделиться Сроки хранения кадровых документов различаются в зависимости от важности конкретной формы. Какие требования предъявляются к срокам хранения отдельных видов кадровых документов и где они закрепляются, рассказано в нашей статье. В ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ закреплена обязанность организаций всех форм собственности сохранять определенные документы в течение сроков, специально установленных в отдельных нормативных актах.

Эта норма касается и документов по личному составу, входящих в состав кадровых документов. В ч. 3 ст. 6 закона № 125-ФЗ указано, что специально уполномоченный госорган утверждает перечень типовых документов, подлежащих хранению в архиве, с указанием сроков, на протяжении которых это хранение осуществляется. Таким документом является приказ Минкультуры

«Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.

В самой организации может быть разработан и утвержден локальный акт, который будет регламентировать процедуру хранения документов.

Сроки хранения документов

Расскажем, сколько времени хранить кадровые документы, каким способом обеспечить их надежную сохранность. В статье – таблица с точными сроками хранения документов.

Скачайте документы по теме: Образец разработан экспертом Образец разработан экспертом Образец разработан экспертом Образец разработан экспертом Образец разработан экспертом Кадровая служба помимо создания необходимых документов и непосредственно кадровой работы должна обеспечить хранение кадровой документации. Для этого сначала разберемся в том, что является обязательным для хранения.

Итак, кадровая служба должна обеспечить сроки хранения документов в организации по личному составу. Они должны храниться в организации по правилам, о которым мы расскажем чуть ниже.

Прежде всего, определимся с тем, что именно относится к документам по личному составу. Документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Такое определение дано в статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Возможно Вас так же заинтересует:
Как заполнять спавку 3 ндфл за 2020 Перерывы в рабочее время фрезеровщика по трудовому кодексу Как в сергиев посаде оплатить госпошлину за загранпаспорт Как узнать кадастровый номер квартиры по адресу онлайн через госуслуги Условия гарантии на мобильный телефон самсунг Какую сумму вернут при покупке квартиры в 2020 году Какие автосалоны в красноярске участвуют в программе утилизации Размер пенсии в украине с 1 января 2020 года Куда обратиться для запроса на наследство Все госслужбы рф список